Kaufmännische Projektassistenz Energiewende m/w/d

Wir suchen für einen rennomierten Kunden im Energiesektor eine Kaufmännische Pojektassistenz m/w/d im Raum Essen

Aufgaben

• Erledigen aller organisatorischen und administrativen Aufgaben
• Planen, Organisieren und Koordinieren von Veranstaltungen, Sitzungen, Terminen und Dienstreisen
• Abwickeln und Koordinieren der Bürokommunikation (Telefon- und allgemeiner Schriftverkehr inkl. Terminüberwachung), Unterstützung bei der Beantwortung von MS Outlook-Nachrichten an allgemeine Firmen-E-Mail Eingänge
• Verfolgung der Erledigung von Aufgaben / To-do-Listen, Koordination und Follow-up von internen und externen Parteien
• Erstellung von Dokumenten und Präsentationen, Projektauswertungen und Berichten inkl. Qualitätskontrolle – fachspezifisch für erneuerbare Energien
• Vorbereitung von Sitzungen: Koordinierung der Teilnehmer, Reservierungen
• Abfassung und Verteilung von Sitzungsprotokollen
• Führen und Verwalten von Akten, Dateien und Statistiken
• Bestellung von Leistungen und Lieferung mit SAP und anderer konzernweiter Software
• Ansprechpartner für die Koordination mit internen Dienstleistern (Facility Management, Büroservice, etc.)
• Unterstützung bei Einkaufsprozessen
• Führen und Verwalten von Akten, Unterlagen und Statistiken wie digitaler Produktkatalog
• Unterstützung bei der Ausführung verschiedener interner Verwaltungsvorgänge: Genehmigungen und Unterschriften von Dokumenten, Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen, IT-Genehmigungen usw.

Qualifikation

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Ausbildung
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung als Team- oder persönliche Assistenz
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit IT-Hardware sowie Bürosoftware wie z.B. Microsoft Office Suite, MS Teams, idealerweise SAP etc.
• Selbständige, verantwortungsbewusste und strukturierte Arbeitsweise, Planungsgeschick und sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• Ausgeprägter Sinn für Zuverlässigkeit, Gründlichkeit, Wahrung der Vertraulichkeit, Fähigkeit zum Multitasking in einem sich rasch verändernden Umfeld
• Ausgeprägte Schreibfähigkeiten, Beziehungsfähigkeit, Sinn für Teamarbeit, Diplomatie

Zuletzt aktualisiert am 19.04.2024