Administrative Assistant (m/w/d) Hattersheim, Germany | 5554 AHA

Das Life Science Karriere Netzwerk

CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen Entwicklung und finden für sie zu ihrer jeweiligen Lebenssituation passende Karrieremöglichkeiten.

Unser Klient ist ein traditionsreiches Unternehmen, welches seit mehr als 100 Jahren eine führende Rolle bei der Entwicklung von Therapien im Bereich Immunologie, Hämo-philie und Gerinnungstherapie spielt. An fünf Produktionsstandorten auf vier Kontinenten produziert unser Klient nahezu ein Fünftel aller für den Weltmarkt auf Plasmabasis her-gestellten Arzneimittel. Der größte Produktionsstandort befindet sich in Deutschland, wo mehr als 1.900 Mitarbeitern tätig sind. Insgesamt beschäftigt die Gruppe mehr als 25.000 Mitarbeiter und hat im Jahr 2022 einen Umsatz von mehr als 10 Milliarden US Dollar rea-lisieren können. Nach wie vor werden große Summe vor allem in die Bereiche Forschung und Entwicklung reinvestiert.

Für den Standort Hattersheim, Hessen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine /en Administrative Assistant (m/w/d) in Teilzeit (20 Std./Woche) für eine befristete Vertragslaufzeit von 12 Monaten via Arbeitnehmerüberlassung.

Aufgaben

• Erster Ansprechpartner für interne/externe Anfragen

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post

• Entgegennahme, Führung und gezielte Weiterleitung von Telefonaten, in deutscher und englischer Sprache

• Bearbeiten von Dokumenten, ggf. formale Prüfung

• Archivieren, Drucken, Scannen, Verteilen, Kopieren von Dokumenten

• Ablage von Dokumenten, auch elektronisch (z.B. Aktualisierung Intranet/Sharepoint/Teams)

• Verfassen von Standardkorrespondenz oder Korrespondenz nach Vorgaben, hauptsächlich in englischer Sprache

• Durchführen von Recherchen, Einholen von Angeboten nach Vorgaben

• Aktualisieren von Präsentationen nach Vorgaben

• Entwerfen und Koordinieren von Verträgen oder Vertraulichkeitsvereinbarungen nach Muster, z.B. für Vorträge, Investigator Initiated Studies,

• Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungsanweisungen (z.B. Rechnungserkennung, -prüfung)

• Planen, Überwachen und Koordinieren von Terminen

• Unterstützung bei der Erstellung von Standardberichten (z.B. KPIs, Statistiken)

• Auftragskoordination (SAP)

• Organisation & Planung von Meetings, Geschäftsreisen und Kongressen, hauptsächlich in englischer Sprache

• Vorbereitung, Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen

• Planung und Organisation von Konferenzen, Schulungen, etc.

• Betreuung von internen/externen Besuchern, ggf. Koordination

• Organisation der CSL-Teilnahme am Jahreskongress, einschließlich Hotelreservierungen, Organisation aller Sitzungen vor Ort, Unterstützung bei der Organisation und Durchführung des Unternehmen-Symposiums vor Ort, Zusammenstellung von Informationsmaterial, Koordination der Abrechnung der Kosten

• Erstellung von Standardauswertungen (z.B. Zeitkonten, Krankenstand, Urlaubsdaten)

• Erfassen von Personaländerungsmeldungen

Koordinierung

Praktikanten/Auszubildende - Koordination von abteilungsspezifischen Praktika

• Erstellung der notwendigen Korrespondenz

• Pflege der bereichsspezifischen Stammdaten

• Überwachung des Abteilungsbudgets

• Die Budgetkonsolidierung und -planung umfasst die Kostenstellen in Euro und Dollar und die Abstimmung mit den beschlossenen vs. angepassten Plankosten pro Kostenstelle

Qualifikation

• Abgeschlossenes Studium zum Bachelor of Arts oder kaufmännische Ausbildung

• 4-5 Jahre Erfahrung im Projekt-, Sachbearbeitungs- oder Assistenzbereich innerhalb eines internationalen Unternehmens, idealerweise im Pharmaumfeld

• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

• Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office); Erfahrung mit SAP und Budgetverwaltung sind wünschenswert

• Liebe zum Detail, termingerechte Fertigstellung der Aufgaben und ein gutes Gespür für Dringlichkeit/Geschäftsrelevanz

• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten

• Freundliches und professionelles Auftreten

Benefits

• Nach der Einarbeitung sind 2 Tage pro Woche remote Arbeit möglich

• Moderner Arbeitsplatz

• Arbeiten in einem internationalen und multikulturellen Umfeld

• Einstieg in eines der renommiertesten Pharmaunternehmen

Sollten Sie Interesse haben, mit uns über diese Position zu sprechen, würden wir uns über Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen freuen. CTC macht Dich neugierig? Dann möchten wir Dich gern kennen lernen!

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Zuletzt aktualisiert am 19.04.2024