Receptionist

IPEX est l’un des principaux fournisseurs de systèmes intégrés de tuyauteries thermoplastiques en Amérique du Nord. Nous avons pour mission de bâtir un avenir meilleur en connectant les gens avec l’eau et l’énergie.

Nous avons présentement une opportunité en tant que Réceptionniste. Ce rôle est basé à notre bureau de l’Ile des Sœurs, à Montréal et relève de l’Adjointe de direction.

Ne manquez pas l’opportunité de joindre une grande famille de professionnels centrée sur les gens, leaders à l’esprit agile, entrepreneurs dans l’âme qui aiment défier le statu quo.

Description du poste

Le titulaire de ce poste a le rôle d’agir comme premier point de contact pour l’entreprise. Vous accueillerez les invités et ferez la gestion des cartes d’accès de sécurité de l’immeuble. Vous coordonnerez également les activités de la réception, la redirection des appels téléphoniques y compris la réception et distribution de la correspondance et des colis.

De plus, il est nécessaire de gérer efficacement des situations imprévues tout en optimisant le déroulement des tâches. Les capacités à gérer simultanément différentes activités et à gérer le stress sont essentielles pour ce poste.

Activités principales

• Répondre au filtrage et transfert des appels téléphoniques entrants;
• Réception des visiteurs à la réception en les saluant, en les accueillant, en les dirigeant et en les annonçant de façon appropriée; 
• Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l'accès via la réception (journal de bord, émission des cartes visiteurs et employés);
• Réception et tri du courrier quotidien;
• Recevoir et préparer les envois pour les transporteurs dans les délais prescrits;
• Maintien de la mise à jour des listes et procédures;
• Responsabilisation du maintien de certaines relations fournisseurs et gestion de leur dossier respectif;
• Tenir la zone de réception et de courrier propre et sécuritaire;
• Contribuer à l'effort d'équipe en obtenant des résultats connexes, selon les besoins.

Connaissances et compétences nécessaires

• Communication verbale en français et en anglais;
• Attitude professionnelle et apparence;
• Compétences en matière de service à la clientèle;
• Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et à l'aise dans l'utilisation de divers logiciels;
• Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, imprimantes, appareil à timbres, ouvre-lettres)
• Diplôme d'études collégiales; certification supplémentaire en gestion de bureau est un plus

IPEX fait tout son possible pour répondre aux besoins d’accommodement des personnes handicapées durant tout le processus d’entrevue et, sur demande, collaborera avec les candidats qualifiés pour leur offrir des mesures d’accommodement convenables de façon à prendre en compte leurs besoins en matière d’accessibilité découlant de leur handicap. Les candidats participant à toutes les étapes du processus de sélection en vue d’un emploi à IPEX peuvent demander des mesures d’accommodement. Pour faire une demande, veuillez communiquer avec les RH à HR@ipexna.com

IPEX is one of the North American leading providers of advanced plastic piping systems. Our mission is to shape a better tomorrow by connecting people with water and energy.

We currently have an exciting opportunity as a Receptionist This role is based in our Nuns’ Island office in Montreal and reports to the Executive Assistant.

Do not miss the opportunity to join a diverse group of people-centric professionals, thought leaders and rapid thinkers, entrepreneurs in spirit and status quo fighters!

Job Summary

The role of this position is to act as the first point of contact for the company. You will greet guests and manage the access cards for the security system of the building. You will also coordinate the activities of the front desk, redirect telephone calls, receive and distribute correspondence as well as packages.

This position also requires the ability to effectively manage unforeseen situations while maintaining an optimal workflow. The ability to handle multiple activities simultaneously and manage stress is essential for this position.

Principal Responsibilities

• Answering incoming calls, screening and transfers;
• Greeting visitors at the front desk in an appropriate manner welcoming, directing and announcing them;
• Ensure the security of the office by monitoring the security and the access through Reception (logbook, issuance of visitor and employee cards, etc.);
• Receive and sort daily mail;
• Receive and prepare daily mailings for carriers in a timely manner;
• Maintain updated lists and procedures;
• Maintain specific supplier relationship and manage their respective files
• Maintain a clean and secure reception and mail area;
• Contribute to team effort by achieving work-related results as required.

Qualifications & Experience

• Verbal communication in French and English;
• Professional attitude and appearance;

• Customer service skills;
• Previous work experience as a receptionist, reception desk representative or similar role;
• Knowledge of Microsoft Office Suite and comfortable using various softwares;
• Hands-on experience with office equipment (e.g., printers, stamp machines, letter opener);
• High schoolCollege diploma: additional certification in office management is a plus.

IPEX is committed to providing accommodations for people with disabilities throughout the recruitment process and, upon request, will work with qualified job applicants to provide suitable accommodation in a manner that takes into account the applicant’s accessibility needs due to disability. Accommodation requests are available to candidates taking part in all aspects of the selection process for IPEX jobs. To request an accommodation, please contact HR at HR@ipexna.com

Last updated on Jul 25, 2024